Penentuan Grade Jabatan setingkat Staf menggunakan Hay Job Evaluation Methods (Studi Kasus Divisi Keuangan dan Administrasi PT.

Please download to get full document.

View again

of 7
7 views
PDF
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Document Description
Penentuan Grade Jabatan setingkat Staf menggunakan Hay Job Evaluation Methods (Studi Kasus Divisi Keuangan dan Administrasi PT.XYZ) Amirul Mu minin 1, Putiri Bhuana Katili 2, Nurul Ummi 3 1,2,3 Jurusan
Document Share
Document Transcript
Penentuan Grade Jabatan setingkat Staf menggunakan Hay Job Evaluation Methods (Studi Kasus Divisi Keuangan dan Administrasi PT.XYZ) Amirul Mu minin 1, Putiri Bhuana Katili 2, Nurul Ummi 3 1,2,3 Jurusan Teknik Industri Universitas Sultan Ageng Tirtayasa 1, 2, 3 ABSTRAK PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa inspeksi dan audit. Unit usaha yang dijalani adalah jasa pengujian dan analisa, jasa layanan sertifikasi, jasa layanan pelatihan, jasa layanan konsultasi. Dalam rangka meningkatkan mengoptimalkan pertumbuhan dan perkembangan suatu organisasi, maka faktor SDM (sumber daya manusia) atau karyawan merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Kontribusi karyawan memiliki andil besar dalam mencapai tujuan organisasi. Proses restrukturisasi organisasi dilakukan dengan tahap analisis jabatan, wawancara dengan atasan pemegang jabatan dan konsensus dengan pihak terkait, hal ini bertujuan agar kegiatan tepat sasaran. Kriteria pembobotan Hay Sistem yaitu Know-How, Problem Solving dan Accountability. Pada jabatan setingkat Staf di Divisi Keuangan dan Administrasi PT.XYZ. Hasil pembobotan kriteria Hay System yaitu, bobot tertinggi ada pada kriteria Tingkat Pengetahuan (Know-How) sebesar 42,2%, selanjutnya kriteria Penyelesaian Masalah (Problem Solving) 35,2%, dan kriteria Tanggung jawab (Accountability) sebesar 22,6%. Sedangkan Hasil penentuan bobot subkriteria Hay System pada masing-masing kriteria adalah untuk subkriteria Technical Know-How sebesar 21,2%, subkriteria Thinking Environment sebesar 19,8%, subkriteria Management Breadth sebesar 15,7%, subkriteria Thinking Challenge sebesar 15,4%, subkriteria Magnitude sebesar 8,1%, subkriteria Impact sebesar 7,5%, subkriteria Freedome to Act sebesar 6,9%, dan untuk subkriteria Human Relation Skill sebesar 5,5%. Hasil dari penentuan Grade jabatan menggunakan metode Hay System, diperoleh Grade jabatan Staf Akutansi dan Staf Verifikasi berada di Grade 7, Staf HR & D (SDM), Staf Legal dan Staf Keuangan berada di Grade 8, Staf IT berada di Grade 10, Staf Administrasi Umum berada di Grade 11, Staf Gudang, Staf Data Entry/Maintanance berada di Grade 12 dan Staf Inventarisasi berada di Grade 13. Kata Kunci: Evaluasi Jabatan, Analitycal Hierarchy Process(AHP), Hay System ABSTRACT PT. XYZ is a company engaged in the field of inspection and audit services. The business unit is undertaken testing and analysis, certification services, training services, consultancy services. In order to enhance the growth and development optimize an organization, the factor HR (human resources) or employee is important to note. Contributions of employees have a big hand in achieving organizational goals. The process of organizational restructuring carried out by the job analysis phase, interviews with superiors office holders and consensus with the parties involved, it is intended that activity on target. Criteria weighting Hay System is Know-How, Problem Solving and Accountability. At the staff level positions in the Division of Finance and Administration PT.XYZ. The results of the Hay System weighting criteria, namely, the highest weight is on criteria Level Knowledge (Know-How) amounted to 42.2%, further criteria Troubleshooting (Problem Solving) 35.2%, and the criteria Responsibility (Accountability) 22.6%, While the results of Hay System sub-criteria weighting to each criterion is for the sub-criteria Technical Know- How of 21.2%, sub Thinking Environment 19.8%, sub Management Breadth of 15.7%, sub Thinking Challenge of 15.4 %, sub Magnitude of 8.1%, 7.5% Impact sub-criteria, sub-criteria Freedome to Act by 6.9%, and for sub-criteria Human Relations Skill at 5.5%. Results of the determination of Grade positions using the Hay System, obtained Grade office staff Accounting and Staff Verification is in Grade 7, Staff HR & D (SDM), Staff Legal and Finance staff were in Grade 8, IT staff are in Grade 10, Staff Administration Works are in Grade 11, staff Warehouse, staff Data Entry / Maintenance is in Grade 12 and Grade staff Inventory was on 13. Key Words: Job Evaluation, Analitycal Hierarchy Process(AHP), Hay Syste 203 PENDAHULUAN Salah satu faktor yang memegang peranan penting dalam perkembangan sebuah perusahaan adalah faktor sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan aset yang perlu diperhatikan bagi perusahaan, sehingga perusahaan perlu mendorong sumber daya manusia yang ada agar dapat mengembangkan kemampuan serta keterampilan yang dimiliki secara optimal. Salah satu upaya yang dapat dilakukan perusahaan adalah dengan memberikan kompensasi yang adil dan sesuai dengan beban jabatan yang dipegang (Sukwadi, 2014).Setiap perusahaan memiliki standarnya masing-masing dalam menentukan gaji pekerja. Perusahaan dapat menentukan gaji pokok pekerja berdasarkan hasil penilaian kinerjanya. Menurut Suprianto (2002) terdapat tiga cara dalam menentukan nilai pekerjaan, yaitu analisis prestasi atau pekerjaan, evaluasi jabatan dan melakukan survei harga pekerjaan sejenis pada organisasi lain. Menurut York (2010) analisis pekerjaan merupakan suatu proses yang sistematis untuk mengumpulkan data tentang pekerjaan sehingga deskripsi pekerjaan (persyaratan kerja) dan spesifikasi pekerjaan (persyaratan pekerja) dapat ditulis untuk pekerjaan itu. Perusahaan menentukan posisi jabatan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan. Dalam menggerakkan roda usahanya, perusahaan memaksimalkan sumber daya manusia (SDM) yang ada di perusahaan, oleh karena itu, seorang staf karyawan untuk menempati posisi jabatan sesuai bidangnya harus mengoptimalkan kinerja yang lebih baik untuk memajukan perusahaan. Para karyawan dituntut untuk meningkatkan kualitas pekerjaan sesuai jabatannya. Dalam hal perusahaan mengetahui apakah jabatan tersebut sudah sesuai standar perusahaan dilakukan oleh karyawan, maka perlu dilakukan evaluasi jabatan, untuk menyesuaikan keahlian seseorang karyawan dengan komepetensi yang dimiliki karyawan. Evaluasi jabatan ini bermanfaat dalam penentuan posisi jabatan karyawan di dalam Perusahaan sesuai dengan kemampuan bidangnya masing-masing (Sukwandi, 2014). Evaluasi jabatan bertujuan untuk menciptakan konsistensi internal dan konsistensi eksternal dalam pemberian kompensasi atau balas jasa. Sasaran utamanya adalah kepuasan pekerja dan atasan terhadap imbalan yang dibayarkan (Marwansyah, 2010:280). Menurut Pasal 1 Kepmenakertrans No. 49 / Men / IV / 2004 tentang struktur dan skala upah, struktur upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai yang tertinggi atau sebaliknya dari yang tertinggi sampai yang terendah. Sedangkan, skala upah adalah kisaran nilai nominal upah menurut kelompok jabatan. Evaluasi jabatan adalah sebuah analisa untuk membuat estimasi nilai atau pembobotan dari sebuah pekerjaan. Tugas-tugas dikonversikan ke nilai atau poin. Yang dimaksud dengan tugas di sini bukanlah pekerjaan yang hanya ditulis di atas kertas, tapi pekerjaan yang sungguh-sungguh dilakukan oleh seseorang. Tugastugas yang dikerjakan biasanya dituliskan dalam uraian jabatan, yang memberikan informasi tentang titel pekerjaan, lokasi kerja, tugas utama, tugas-tugas yang rinci, relasi, dengan siapa berhubungan ketika melakukan pekerjaan, jumlah orang yang disupervisi, alat yang digunakan. PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa inspeksi dan audit. Unit usaha yang dijalani adalah jasa pengujian dan analisa, jasa layanan sertifikasi, jasa layanan pelatihan, jasa layanan konsultasi. Dalam rangka meningkatkan mengoptimalkan pertumbuhan dan perkembangan suatu organisasi, maka faktor SDM (sumber daya manusia) atau karyawan merupakan hal hal yang penting untuk diperhatikan. Kontribusi karyawan memiliki andil besar dalam mencapai tujuan organisasi. Akan tetapi kontribusi ini amat dipengaruhi oleh motivasi kerja, baik motivasi intrinsik maupun ekstrinsik. Salah satu sumber motivasi ekstrinsik yang penting bagi karyawan adalah kompensasi atau imbalan yang diterima. Dalam kasus ini, evaluasi jabatan pada sebuah perusahaan PT. XYZ kurang baik. Hal ini dikarenakan struktur gaji pokok yang digunakan sebagai standar gaji pokok adalah menurut penilaian dari atasan setiap jabatan, Departemen HRD & GA (Human Resources Development and General Affair), dan menurut UMR (Upah Minimum Regional). Sehingga, hal ini menjadi sebuah permasalahan penting bagi perusahaan. Permasalahan ini didukung dari hasil wawancara kepada beberapa karyawan perusahaan. Hasil wawancara terhadap karyawan juga dibenarkan oleh Manager HRD & GA perusahaan tersebut. Didapatkan bahwa job description atau deskripsi pekerjaan yang dimiliki oleh perusahaan hanya sampai level Manager saja, untuk level staf sejenis tidak ada. Selain itu juga tidak adanya spesifikasi pekerjaan secara tertulis Oleh karena itu, penulis melakukan penelitian ini dilakukan dengan mengevaluasi prestasi kerja dari jabatan yang berada di Divisi Keuangan dan Administrasi PT. XYZ dengan jabatan yang diteliti yaitu setingat staf, melalui pendekatan Hay Sistem dan pembobotan faktor yang mempengaruhi evaluasi jabatan melalui pendekatan Analitical Hierarchy Process (AHP). Hay Sistem adalah metode evaluasi prestasi kerja yang banyak digunakan di Amerika Utara dan Eropa (Hay Guide System, 2012). Semua pekerjaan dievaluasi tidak hanya oleh interpretasi dari deskripsi faktor, tetapi dalam konteks semua pekerjaan lain dalam organisasi. Hay Sistem memiliki tiga kriteria yang masing-masing kriteria memiliki sub kriteria. Analytical Hierarchy Process (AHP) digunakan untuk mencari rangking atau urutan prioritas dari berbagai alternatif atau kriteria dalam pemecahan suatu permasalahan yaitu kriteria-kriteria dari Hay sistem (Saaty, 1991). Pembobotan kriteria yang ada di Hay sistem bertujuan untuk para manajemen mengetahui faktor yang paling berpengaruhi dalam meningkatkan prestasi pada jabatan 204 tersebut yang selanjutnya akan menjadi acuan pada penelitian pembobotan jabatan menggunakan Hay Sistem. Penelitian ini selanjutnya bisa menjadi usulan dalam penentuan gaji untuk jabatan tersebut dan perbaikan sistem remunerasi pada perusahaan serta menjadi acuan dalam peninjauan kembali pada jabatan tertentu apabila terjadi perubahan proses bisnis pada perusahaan. METODE PENELITIAN Metode penelitian ini dimulai dari melakukan identifikasi permasalahan yang dihadapi perusahaan yang pada saat itu sedang melakukan restrukturisasi organisasi selanjutnya dilakukan perumusan tujuan dari hasil identifikasi masalah, kemudian melakukan studi pendahuluan untuk mengetahui divisi-divisi yang berada pada objek penelitian yaitu di Divisi Keuangan dan Administrasi PT. XYZ. Setelah itu dilakukan studi pustaka untuk memperkuat penelitian ini. Data yang dibutuhkan untuk penelitian ini adalah wawancara, kuesioner dan data uraian jabatan. Data kuesioner dapat menghasilkan bobot kriteria Hay sistem dari software Expert Choice 11. Selanjutnya dilakukan analisa jabatan dari hasil wawancara dan uraian jabatan yang menghasilkan bobot jabatan (Grade) menggunakan metode Hay sistem. Setelah dilakukan bobot pada kriteria Hay sistem dan bobot pada jabatan di Divisi Keuangan dan Administrasi di lakukan analisis terhadap hasil tersebut. Penyusunan hirarki dibuat sebagai pendefinisian kerangka pembobotan pada kriteria Hay Sistem, dimana tingkatan yang paling atas adalah kriteria dari Hay Sistem sedangkan yang paling bawah merupakan sub kriteria atau indikator dari kriteria diatasnya. Berikut Hierarki dari Hay Sistem. Pada dasarnya, proses pengambilan keputusan adalah memilih suatu alternatif. Peralatan utama AHP adalah sebuah hierarki fungsional dengan input utamanya persepsi manusia. Keberadaan hierarki memungkinkan dipecahnya masalah kompleks atau tidak terstruktur dalam sub-sub masalah, lalu menyusunnya menjadi suatu bentuk hierarki. Metode Analytical Hierarchy Process (AHP) dikembangkan oleh Prof. Thomas Lorie Saaty dari Wharton Business School di awal tahun 1970, yang digunakan untuk mencari rangking atau urutan prioritas dari berbagai alternatif dalam pemecahan suatu permasalahan (Saaty, 1991). Metode AHP ini membantu memecahkan persoalan yang kompleks dengan menstruktur suatu hirarki kriteria, pihak yang berkepentingan, hasil dan dengan menarik berbagai pertimbangan guna mengembangkan bobot atau prioritas. Metode ini juga menggabungkan kekuatan dari perasaan dan logika yang bersangkutan pada berbagai persoalan, lalu mensintesis berbagai pertimbangan yang beragam menjadi hasil yang cocok dengan perkiraan kita secara intuitif sebagaimana yang dipresentasikan pada pertimbangan yang telah dibuat. Know-How - Technical Know-How - Management Breadth - Human Relation Skill Hay System Problem Solving - Thinking Environment - Thinking Challenge Gambar 1. Hierarki Hay Sistem Accountability - Fredom To Act -Impact (Indeterminate / Determinate) -Magnitude Gambar diatas menunjukan hierarki Hay Sistem penilaian Analitycal Hierarchy Process (AHP). Penilaian terhadap kriteria yang terdapat pada Hay Sistem diterapkan menggunakan Analitycal Hierarchy Process (AHP) yaitu, apabila rasio konsistensinya kurang dari 0,1(CR 0,1) maka penilaian tersebut dianggap konsisten. Penilaian selanjutnya dilakukan pembobotan pada jabatan menggunakan metode Hay Sistem. Hay Sistem adalah metode evaluasi prestasi kerja yang banyak digunakan di Amerika Utara dan Eropa. Pelatihan dalam penggunaan sistem membutuhkan waktu beberapa hari, diikuti oleh beberapa bulan pengalaman organisasi untuk menjadi mahir dalam menggunakan metode evaluasi ini. Semua pekerjaan dievaluasi tidak hanya oleh interpretasi dari deskripsi faktor, tetapi dalam konteks semua pekerjaan lain dalam organisasi (Hay guide System, 2012), sebagaimana telah ditunjukkan, adalah proses penilaian. Untuk membuat penilaian yang konsisten tentang pekerjaan yang berbeda, perlu ada kerangka kerja umum di mana mereka dapat bekerja. Kerangka kerja ini disediakan oleh panduan hay metode chart-profile. Semua pendapat yang dibuat dalam tiga faktor dasar umum untuk semua pekerjaan, yaitu Know-How, Problem Solving, dan Accountability. Berikut panduan kriteria yang digunakan. 205 Know-How Management Technical Area Know-How Human Relationship Skill 0 Task I ACTIVITIES HOMOGENOUS DIVERSE B I C B I C B I C B I C B I C A. PRIMARY B. ELEMENTARY VOCATIONAL C. VOCATIONAL D. ADVANCED VOCATIONAL E. BASIC SPESIALIZED F. SPECIALIZED SEASONED G. SPECIALIZED MASTERY H. UNIC AUTHORITY II Gambar 2. Kriteria Know-How III IV INTEGRATION COMPLETE Mengetahui-bagaimana (Know-How) didefinisikan sebagai jumlah total dari setiap jenis pengetahuan dan keterampilan, namaun dibutuhkan untuk kinerja kerja yang dapat diterima. Ada tiga dimensi dalam menentukan Know-How yaitu prosedur praktis, teknik khusus dan pengetahuan dalam bidang pekerjaan, fungsi komersial, dan disiplin profesional dan ilmiah (Technical Know-How),perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, integrasi, staf, memimpin dan atau mengendalikan kegiatan dan sumber daya terkait dengan fungsi unit, posisi, bagian, dll (Management Breadth), dan tatap muka keterampilan yang dibutuhkan untuk berbagai hubungan dengan orang lain (Human Realition Skill) Problem Solving Analytical Environment Analytical Challenge 1. REPETITIVE (%) 2. PATTERNED (%) 3. INTERPOLATIVE (%) 4. ADAPTIVE (%) 5. UNCHARTED (%) A. STRICT ROUTINE B. ROUTINE C. SEMI-ROUTINE D. STANDARIZED E. CLEARLY DEFINED F. BROADLY DEFINED G. GENERALLY DEFINED H. ABSTRACT DEFINED Gambar 3. Kriteria Problem Solving Penyelesaian Masalah (Problem Solving) adalah jumlah dan sifat dari pemikiran yang diperlukan dalam pekerjaan dalam bentuk analisis, penalaran, mengevaluasi, membuat, menggunakan penilaian, membentuk hipotesis, menarik kesimpulan, tiba pada kesimpulan, dll. Ada dua dimensi dalam penyelesaian masalah yaitu lingkungan di mana pemikiran berlangsung (Thinking Environment) dan tantangan pemikiran yang harus dilakukan, hal-hal baru dan kompleksitas pemikiran yang diperlukan (Thinking Challenge) Accountability 0 I II III IV Impact Area Freedome To Act NOT QUANTIFIED VERY SMALL SMALL MEDIUM MEDIUM-BR Impact Nature ** IMPACT A B C D R C S P R C S P R C S P R C S A. PRESCRIBED B. CONTROLED C. STANDARIZED D. GENERALIZED REGLEMENTED E. DIRECTED F. GENERAL DIRECTED G. GUIDED H. STRATEGIC GUIDED Gambar 4. Kriteria Accountability 206 Akuntabilitas atau biasa disebut dengan tanggung jawab adalah tindakan dan konsekuensinya. Efek diukur dari pekerjaan pada hasil akhir dalam organisasi. Ada tiga dimensi dalam akuntabilitas yaitu kebebasan untuk Bertindak yang merupakan tingkat bimbingan dan kontrol pada pekerjaan pribadi, prosedural atau sistematis (Fredom to Act), dampak Job on End Results yang merupakan sejauh mana pekerjaan mempengaruhi atau membawa tentang hasil yang diharapkan dari unit atau fungsi yang dipertimbangkan (Impact) dan ukuran dari fungsi atau unit yang diukur dengan cara yang paling tepat (Magnitude) HASIL DAN PEMBAHASAN Dari hasil perbandingan berpasangan antar kriteria terhadap faktor Hay Sistem, maka bobot dari masingmasing tujuan tersebut dapat langsung dihitung dengan menggunakan bantuan Software Expert Choice 11. Berikut adalah hasil perhitungannya: Dari gambar diatas menunjukan bobot untuk Thinking Environment terhadap tujuan sebesar 0,564 atau 56,4% dan bobot untuk Thinking Challenge terhadap tujuan sebesar 0,436 atau 43,6% Gambar 8 Output Perhitungan Bobot Antar Subkriteria Terhadap Kriteria Accountability Dari gambar diatas menunjukan bobot untuk Magnitude terhadap tujuan sebesar 0,361 atau 36,1%, bobot untuk Magnitude terhadap tujuan sebesar 0,333 atau 33,3% dan bobot untuk Freedome to Act terhadap tujuan sebesar 0,306 atau 30,6% Tabel 1 Rasio Konsistensi Matriks Perbandingan Berpasangan dengan software Expert Choice 11. Gambar 5 Output Perhitungan Bobot Antar Kriteria Terhadap Tujuan Dari gambar diatas menunjukan bobot untuk Know- How terhadap tujuan sebesar 0,424 atau 42,4%, bobot lokal untuk Problem Solving terhadap tujuan sebesar 0,352 atau 35,2% dan bobot lokal untuk Accountability terhadap tujuan sebesar 0,224 atau 22,4%. Kriteria Consistency ratio Keterangan Seluruh Kriteria 0,05 konsisten Know-How 0.03 konsisten Problem Solving 0 konsisten Accountability 0.07 konsisten Tabel diatas menujukkan keseluruhan kriteria memiliki rasio konsistensinya kurang dari 0,1 yaitu (0,05 0,1), selanjutnya untuk kriteria Know-How rasio konsistensinya kurang dari 0,03 (0.03 0,1), untuk kriteria Problem Solving rasio konsistensinya kurang dari 0,1(0 0,1) dan kriteria Accountability memiliki rasio konsistensinya kurang dari 0,1 (0,07 0,1) Gambar 6 Output Perhitungan Bobot Antar Subkriteria Terhadap Kriteria Know-How Dari gambar diatas menunjukan bobot untuk Technical Know-How terhadap tujuan sebesar 0,499 atau 49,9%, bobot untuk Management Breadth terhadap tujuan sebesar 0,371 atau 37,1% dan bobot untuk Human Relation Skill terhadap tujuan sebesar 0,130 atau 13,0%. Gambar 7 Output Perhitungan Bobot Antar Subkriteria Terhadap Kriteria Problem Solving Gambar 9 Output Perhitungan Bobot Global Elemen Hirarki Gambar diatas menunjukkan bobot global untuk hasil penentuan bobot subkriteria Hay System pada masingmasing kriteria adalah untuk subkriteria Technical Know-How sebesar 21,2%, subkriteria Thinking Environment sebesar 19,8%, subkriteria Management Breadth sebesar 15,7%, subkriteria Thinking Challenge sebesar 15,4%, subkriteria Magnitude sebesar 8,1%, subkriteria Impact sebesar 7,5%, subkriteria Freedome to Act sebesar 6,9%, dan untuk subkriteria Human Relation Skill sebesar 5,5%. 207 Tabel 2 Tingkat Prioritas Masing-Masing Kriteria dan Subkriteria I. Bobot prioritas untuk masing-masing kriteria Bobot (%) 1. Know-How 42,20% 2. Problem Solving 35,20% 3. Accountabilty 22,60% TOTAL 100,00% II. Bobot prioritas pada subkriteria untuk masing-masing kriteria Bobot (%) a. Technical Know-How (Know-How ) 21,20% b. Thinking Environment (Problem Solving ) 19,80% c. Management Breadth (Know-How ) 15,70% d. Thinking Challenge (Problem Solving ) 15,40% e. Magnitude (Accountability ) 8,10% f. Impact (Accountabilit
Similar documents
View more...
Search Related
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks