Knowledge Repository Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan: Membangun Pengetahuan di Bidang Kelautan dan Perikanan

Please download to get full document.

View again

of 18
0 views
PDF
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Document Description
Knowledge Repository Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan: Membangun Pengetahuan di Bidang Kelautan dan Perikanan Pamela Damayanti Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Jenderal,
Document Share
Document Transcript
Knowledge Repository Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan: Membangun Pengetahuan di Bidang Kelautan dan Perikanan Pamela Damayanti Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Jenderal, Kementerian Kelautan dan Perikanan, Jakarta ABSTRAK Knowledge Repository adalah sebuah gagasan untuk menghimpun, menyimpan dan menyebarkan informasi yang dihasilkan oleh sebuah institusi. Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagai sebagai sumber informasi mengenai kelautan dan perikanan, khususnya publikasi konten lokal, di bawah institusi Kementerian Kelautan dan Perikanan, menganggap perlu untuk menyediakan informasi yang valid dan mudah diakses bagi para pemustaka melalui knowledge repository. Adapun dalam pelaksanaannya, gagasan ini memiliki kendala-kendala di samping keuntungan yang dihasilkan. Untuk itu, kajian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana knowledge repository dijalankan dan mengidentifikasi kendala dalam pelaksanaannya. Metode deskriptif digunakan dalam kajian yang bersifat dasar (basic research) dengan pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan studi dokumen terkait perpustakaan khusus, knowledge repository, serta koleksi konten lokal. Hingga saat ini, manajemen pengelolaan teknologi informasi, baik perangkat keras maupun lunak, yang belum dilaksanakan secara optimal sejak knowledge repository dibuat menjadi penyebab knowledge repository belum dapat berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu, koordinasi terkait pengumpulan publikasi internal KKP sebagai konten dari knowledge repository perlu diperhatikan untuk mewujudkan Perpustakaan KKP sebagai pusat informasi kelautan dan perikanan. Kata kunci: perpustakaan khusus, Perpustakaan KKP, knowledge repository, konten lokal ABSTRACT Knowledge repository is an initiative for collecting, preserving an and disseminating institutional information. Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan is a source of information of marine and fisheries, especially publication of local content, under government institution Kementerian Kelautan dan Perikanan. It is essential for serving valid information that stored in proper manner and accessible to users. This basic research is intended to analyze how the knowledge repository is implemented by Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan and identify the challenges as well as the benefits. This study is a basic research using descriptive methode and data is gathered by observation, interview and document study of special library, knowledge repository and local content. It shows that, after the establishment of knowledge repository, the management of information technology did not perform well yet. Collecting local publication of Kementerian Kelautan dan Perikanan as a content of knowledge repository is also become challenge needs to be taken in consideration by Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan for building marine and fisheries knowledge successfully. Keywords: special library, Perpustakaan KKP, knowledge repository, local content PENDAHULUAN Pengetahuan menjadi aset yang penting dari sebuah organisasi modern, seperti yang diyakini oleh para ahli dan akademisi. Era informasi atau era pengetahuan menjadi sebutan bagi masa yang berada di awal atau pertengahan dari dunia yang disebut dunia digital, dimana pengetahuan dijadikan sebagai kunci utama pada laju perekonomian (Bircham-Connoly [et al.], 2005). Oleh karena itu, kesuksesan ekonomi pada masa mendatang ditentukan oleh bagaimana institusi atau perusahaan memperoleh, menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan secara efektif. Hal tersebut menjadikan organisasi dituntut untuk terus menyediakan pengetahuan yang dapat diakses secara luas dan mudah oleh pengguna. Perpustakaan dapat menjadi salah satu sumber rujukan pengetahuan yang terdapat di suatu organisasi, baik pengetahuan implisit yaitu yang masih tertanam berupa pengalaman, bersifat subjektif, tidak dapat diekspresikan dalam bentuk kata atau kalimat, disusun dan diucapkan sehingga sulit untuk dikomunikasikan; maupun pengetahuan eksplisit yang dapat diekspresikan dalam bentuk huruf dan angka sehingga dapat dikomunikasikan secara formal dan sistematis. Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan (yang selanjutnya disebut dengan Perpustakaan KKP) sebagai organisasi di bawah institusi pemerintah Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 8 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan menyelenggarakan fungsi sebagai pusat dokumentasi seluruh konten lokal yang dihasilkan oleh KKP serta penyebaran informasi kelautan dan perikanan sehingga Perpustakaan KKP memulai proyek knowledge repository pada akhir tahun Melalui knowledge repository tersebut, Perpustakaan KKP diharapkan dapat menjadi pusat pengetahuan kelautan dan perikanan guna memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, baik eksplisit maupun implisit, khususnya pelaku di bidang kelautan dan perikanan. Adapun tujuan tersebut telah tertuang dalam tagline knowledge repository Perpustakaan KKP yaitu Building Marine and Fisheries Knowledge. Proyek tersebut dikembangkan untuk menyimpan, mengelola dan menyebarkan seluruh publikasi internal yang dimiliki oleh perpustakaan di lingkup KKP yang sebelumnya tersebar dan tidak terdata melalui sistem yang terintegrasi dengan aplikasi yang user-friendly. Namun, hingga saat ini, proyek tersebut belum berjalan sebagaimana mestinya. Salah satu bentuk indikasinya adalah terdapat kerusakan (error) pada aplikasi knowledge repository serta jumlah publikasi internal KKP elektronik sebagai konten dari knowledge repository yang berasal dari unit kerja eselon I/II KKP yang berjumlah 630 judul dari 1817 judul. Dimana terdapat judul publikasi tercetak di perpustakaan namun publikasi elektroniknya belum dimiliki oleh perpustakaan atau sebaliknya. Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan, maka kajian ini memfokuskan pada bagaimana proyek knowledge repository dijalankan oleh Perpustakaan KKP, mulai dari pengelolaan teknologi informasi hingga konten, dan identifikasi mengenai kendala dalam pelaksanaannya. Knowledge repository merupakan wadah dimana informasi institusi disimpan dan dikelola untuk kemudian dapat diakses secara luas oleh pengguna. Untuk itu, perlu pengelolaan yang berkelanjutan, baik dari segi aplikasi, infrastruktur, konten dan sumber daya manusianya sebagai upaya pelestarian dan penyediaan akses publikasi internal KKP, khususnya yang berbentuk digital kepada pengguna. METODE Kajian ini merupakan kajian dasar (basic research) menggunakan metode penelitian deskriptif guna menggambarkan serta mengobservasi berjalannya proyek knowledge repository Perpustakaan KKP. Kegiatan pengumpulan data dalam kajian ini dilakukan dengan studi dokumen yang terkait dengan knowledge repository perpustakaan dan konten lokal serta observasi terkait pelaksanannya. Adapun observasi yang dilakukan dari Bulan Februari 2016 hingga Bulan Agustus 2017 adalah observasi yang bersifat partisipatif. Observasi dilakukan dengan tahapan yaitu melakukan pengamatan terhadap perkembangan proyek knowledge repository kemudian mengidentifikasi kendala yang ditemui selama pelaksanaannya. KONSEP KNOWLEDGE REPOSITORY PERPUSTAKAAN KKP Grand Design Knowledge Repository Perpustakaan KKP Knowledge repository merupakan sistem atau arsitektur sistem yang menyimpan dan mengelola aset intelektual dari suatu organisasi yang dapat diakses dan ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Salah satu contoh knowledge repository adalah Dynamic Knowledge Repositories yang digagas oleh Doug Engelbart dan koleganya. (Caroll, 2001). Istilah knowledge repository sendiri sebagian besar muncul di literatur mengenai manajemen pengetahuan, terutama yang terkait dengan produk-produk komersial. Perpustakaan KKP membangun sistem knowledge repository pada Bulan Oktober 2015 dan berakhir pada Bulan Februari Sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 8 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, proyek ini pada dasarnya bertujuan untuk memenuhi kebutuhan implisit dan eksplisit mengenai koleksi lokal konten Perpustakaan KKP. Tujuan ini diimplementasikan dengan cara menghimpun data publikasi internal KKP yang sebelumnya tersebar di seluruh perpustakaan unit eselon I/II KKP yang berjumlah 38 unit perpustakaan dalam rangka mewujudkan fungsi Perpustakaan KKP sebagai pusat informasi kelautan dan perikanan. Selain itu, lebih jauh proyek ini digagas sebagai bentuk implementasi dari Undangundang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR) yang mewajibkan penyerahan semua jenis karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan atau diterbitkan oleh Kementerian Kelautan dan Perikanan serta pegawai lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan yang dibiayai oleh Negara. Knowledge Repository Perpustakaan KKP dikembangkan menggunakan platform open source dengan perangkat lunak sistem manajemen pengelolaan perpustakaan Senayan Library Management System (SLiMS) dengan Ubuntu sebagai server serta bahasa pemrograman PHP dan MySQL untuk pengelolaan database. Adapun penggunaan aplikasi open source tersebut bertujuan untuk kemudahan dalam penggunaan dan pengembangan oleh pustakawan serta kesesuaian dengan pengelolaan koleksi di perpustakaan. Dari segi infrastruktur perangkat keras, sistem Knowledge Repository Perpustakaan KKP memiliki spesifikasi server HP Proliant DL380G6 dengan RAM sebesar 4 GB dan harddisk storage sebesar 2 x 146 GB. Dari proyek tersebut, disusun grand design proyek Knowledge Repository Perpustakaan KKP yang disebut dengan CERDIKALI (Central Distributed KKP Library Architecture) seperti pada Gambar 1. Dari arsitektur tersebut terlihat bahwa setiap unit kerja eselon I/II memiliki perangkat lunak SLiMS masing-masing dengan seluruhnya terpasang dalam satu server Perpustakaan KKP bersama dengan knowledge repository. Sebagai front end utama, Knowledge Repository Perpustakaan KKP akan mengindeks semua data yang terdapat pada SLiMS milik seluruh unit kerja eselon I/II. Kemudian masyarakat umum mengakses koleksi Perpustakaan KKP hanya melalui Knowledge Repository Perpustakaan KKP. Adapun untuk pengelolaannya, setiap pustakawan di setiap unit eselon I/II masing-masing bertindak sebagai pengelola data yang bertugas mengisikan (input) data melalui SLiMS masing-masing. Pada saat dibangun, terdapat tiga aplikasi dari subdomain Perpustakaan KKP yang dapat diakses melalui perpustakaan.kkp.go.id, yaitu sebagai berikut. Online Public Access Catalogue (OPAC) dengan direktori perpustakaan.kkp.go.id/new dan perangkat lunak Senayan Library Management System (SLiMS) yang berfungsi sebagai katalog online yang digunakan untuk melakukan pencarian koleksi perpustakaan; Union Catalogue System (UCS) dengan direktori perpustakaan.kkp.go.id/union dan perangkat lunak Senayan Library Management System (SLiMS) yang berfungsi sebagai katalog induk yang merupakan gabungan dari katalog-katalog perpustakaan di seluruh KKP; Knowledge repository, dengan direktori perpustakaan.kkp.go.id/kr dan perangkat lunak Drupal yang berfungsi menampilkan tulisan pustakawan dan berita kepustakawanan serta seluruh koleksi yang diinput pada katalog perpustakaan yaitu Online Public Access Catalogue (OPAC) dan Union Catalogue System (UCS), baik tercetak maupun digital. Gambar 1. Arsitektur integrasi Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sebenarnya terdapat dua perangkat lunak untuk sistem manajemen pengelolaan perpustakaan yaitu Drupal dan SLiMS. Untuk SLiMS memiliki fungsi sebagai database sistem Perpustakaan KKP dengan Online Public Access Catalogue (OPAC) dan Union Catalogue System (UCS) merupakan fitur dari perangkat lunak tersebut. Sedangkan fungsi dari Drupal adalah untuk menggabungkan tiga aplikasi subdomain Perpustakaan KKP. Adapun alasan utama pemilihan Drupal sebagai perangkat lunak berdampingan dengan SLiMS adalah karena perangkat lunak tersebut memiliki bahasa pemrograman yang paling kompatibel dengan bahasa pemrograman SLiMS. Pada awalnya, terdapat perbedaan subdomain Perpustakaan KKP dengan dengan perpustakaan unit kerja eselon I/II. Sebagai contoh adalah Perpustakaan pada unit kerja eselon I BPSDMKP (Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan) memiliki subdomain berbasis IBLIMS (Integrated BPSDMKP Library Management System) dan Balitbang KP (Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan) menggunakan subdomain berbasis SIDIK (Sumber Informasi Dokumentasi Ilmiah Kelautan dan Perikanan). Namun, hal tersebut tidak menjadi masalah terkait integrasi sistem perpustakaan karena pada dasarnya subdomain-subdomain tersebut memiliki basis data yang sama pada perangkat lunak sistem manajemennya, yaitu MySQL. Sebagai konten dari knowledge repository, Perpustakaan KKP berusaha menghimpun konten lokal (local content) yaitu semua jenis karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan atau diterbitkan oleh KKP serta pegawai lingkup KKP yang dibiayai oleh negara. Bentuk-bentuk konten lokal yang dihimpun terdiri dari buku teks; jurnal; profil; koleksi referensi; peraturan perundang-undangan; statistik; prosiding; bahan rapat kerja; laporan yang meliputi laporan kegiatan, laporan tahunan, laporan bulanan dan laporan penelitian; kliping; ensiklopedi; tugas akhir yang meliputi skripsi, tesis dan disertasi; kebijakan; pedoman; direktori; pidato; peta; panduan; serta bacaan anak yang dihasilkan oleh pegawai atau unit kerja KKP, baik tercetak maupun elektronik. Konten lokal yang telah dihimpun akan diolah dan disebarkan melalui knowledge repository. Guna menyediakan seluruh konten lokal lingkup KKP, telah disusun SOP (Standard Operational Procedure) Penulisan Kata Kunci Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengindeks informasi koleksi dari seluruh perpustakaan di KKP ke dalam UCS sehingga dapat diakses melalui Kowledge Repository Perpustakaan KKP. SOP ini telah disosialisasikan dan diimplementasikan oleh seluruh pustakawan sebagai pengelola data di pusat maupun unit kerja eselon I/II lingkup KKP. Penerapan Konsep Knowledge Repository Perpustakaan KKP Selama proses pembangunan Knowledge Repository Perpustakaan KKP, pengelola perpustakaan di pusat sebagai unit kerja pembina melakukan instalasi aplikasi sistem pengelolaan perpustakaan yaitu menggunakan SLiMS ke server perpustakaan unit kerja eselon I/II lingkup KKP. Selain melakukan instalasi, pengelola perpustakaan di unit kerja eselon I/II juga diberikan pengarahan dan pelatihan singkat terkait aplikasi SLiMS beserta fiturnya. Instalasi dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. Pustakawan unit kerja pembina melakukan instalasi SLiMS di komputer server unit kerja eselon I/II; Pustakawan unit kerja pembina melakukan pelatihan singkat mengenai cara penggunaan SliMS dan fiturnya kepada pustakawan/pengelola perpustakaan di unit kerja eselon I/II; Server di perpustakaan unit kerja eselon I/II melakukan sinkronisasi bahasa pemrograman untuk mengirimkan data koleksi perpustakaan unit kerja eselon I/II ke server perpustakaan unit kerja pembina sehingga dapat terindeks oleh UCS; Server di perpustakaan unit kerja pembina melakukan sinkronisasi bahasa pemrograman untuk menerima data koleksi dari perpustakaan unit kerja eselon I/II sehingga dapat terindeks oleh UCS. Penentuan server yang sifatnya offline di tiap unit kerja eselon I/II KKP adalah guna menghindari kemungkinan kerusakan (error) pada server utama yang berada di unit kerja pembina. Data koleksi perpustakaan unit kerja eselon I/II masih dapat diakses dan dikelola meskipun server di perpustakaan unit kerja pembina mengalami down. Selain itu, ketidakstabilan koneksi internet di daerah menjadi pertimbangan penentuan server secara offline. Namun, kelemahannya adalah jika perangkat keras sebagai media penyimpanan data koleksi perpustakaan unit kerja eselon I/II mengalami kerusakan, maka seluruh data akan hilang. Oleh karena itu, secara berkala data koleksi perpustakaan unit kerja eselon I/II perlu untuk dilakukan back up ke media penyimpanan lain serta dikirim ke server perpustakaan unit kerja pembina agar dapat diindeks oleh UCS. Dari segi konten knowledge repository, Perpustakaan KKP telah menghimpun koleksi konten lokal berbentuk digital dari seluruh unit kerja lingkup KKP sejumlah 630 judul dari Namun, dari perbandingan jumlah tersebut masih terdapat konten lokal elektronik yang versi tercetaknya belum dimiliki oleh Perpustakaan KKP atau sebaliknya. Oleh karena itu, Perpustakaan KKP hingga saat ini masih terus melakukan langkah-langkah guna menghimpun seluruh koleksi konten lokal KKP, baik yang tercetak maupun elektronik. Langkah-langkah yang tersebut antara lain adalah mengirimkan Nota Dinas dari Biro Kerja Sama dan Humas kepada seluruh Sekretaris unit kerja eselon I KKP mengenai permohonan pendataan dan penyerahan koleksi konten lokal disertai dengan informasi kebijakan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam dari Perpusnas RI. Selain itu, penghimpunan koleksi konten lokal dilakukan dengan cara mengirimkan surat pemberitahuan secara pribadi kepada staf KKP yang menghasilkan karya intelektual yang dibiayai oleh negara melalui surat elektronik maupun secara langsung ketika yang bersangkutan melakukan kunjungan ke perpustakaan. Untuk saat ini, koleksi konten lokal yang terhimpun melalui langkah-langkah tersebut sebagian besar adalah koleksi dalam bentuk tercetak. Namun, ke depannya koleksi tercetak tersebut akan dilakukan digitalisasi oleh Perpustakaan KKP guna memperluas akses terhadap koleksi konten lokal Perpustakaan KKP. KENDALA DALAM PENGEMBANGAN KNOWLEDGE REPOSITORY PERPUSTAKAAN KKP Knowledge repository Perpustakaan KKP pada awalnya memiliki tampilan seperti pada Gambar 2, dengan dua aplikasi lain yaitu katalog online Perpustakaan KKP pada Gambar 3, serta UCS pada Gambar 4. Halaman awal Knowledge Repository Perpustakaan KKP sebagai front end utama berisi artikel kepustakawanan dan kegiatan perpustakaan terbaru, koleksi dan konten lokal terbaru dari Perpustakaan KKP serta menu quick search atau penelusuran sederhana. Namun, pada Bulan September 2016 terdapat kerusakan (error) yang terjadi pada knowledge repository yang ditandai dengan munculnya notifikasi pada halaman awal knowledge repository yang diakses melalui perpustakaan.kkp.go.id/kr (Gambar 5). Database yang sudah diisikan pada aplikasi SLiMS tidak terindeks sehingga tidak muncul pada kedua aplikasi lain yaitu knowledge repository dan UCS. Setelah dilakukan identifikasi, terdapat salah satu perangkat lunak yaitu elastic search yang menggunakan Java yang sering mati. Kemungkinan terdapat fitur di Operating System yang tidak kompatibel sehingga perlu di-install ulang dengan dilakukan back up data terlebih dahulu. Setelah dilakukan perbaikan guna mengatasi masalah error indexing tersebut, knowledge repository kembali mengalami kerusakan (error). Identifikasi kembali dilakukan dan diambil kesimpulan bahwa kerusakan (error) terjadi pada komputer server knowledge repository. Untuk itu, perlu dilakukan instalasi ulang dengan OS Ubuntu versi terbaru pada komputer server atau melakukan pembelian komputer server baru. Langkah tersebut perlu dilakukan karena OS yang terpasang pada komputer server knowledge repository masih menggunakan versi tahun 2009 dan belum pernah dilakukan updating atau pengelolaan lebih lanjut sejak komputer server diadakan pada tahun Hal ini sejalan dengan Barton (2004) yang mengemukakan bahwa salah satu dari delapan tantangan yang dihadapi oleh universitas dan perpustakaan dalam pengembangan repositori adalah keberlanjutan dalam pengelolaannya. Gambar 2. Halaman awal knowledge repository Perpustakaan KKP Gambar 3. Halaman awal Online Public Access Catalogue (OPAC) Perpustakaan KKP Gambar 4. Halaman awal Union Catalogue Server (UCS) Perpustakaan KKP Gambar 5. Halaman awa
Similar documents
View more...
Search Related
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks